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Las organizaciones líderes están invirtiendo tiempo, energía y recursos para desarrollar las capacidades de cambio empresarial que les ayudarán a crecer más adaptables y ágiles en el mundo en constante cambio de hoy. Pero implementar la gestión de cambios en toda la empresa no es lo mismo que aplicar la gestión de cambios a proyectos o incluso a muchos proyectos a gran escala a la vez. Es una empresa importante que puede generar enormes beneficios para su organización cuando se hace bien, o causar fallas comunes cuando se hace mal.

FALLOS EN LOS CAMBIOS CORPORATIVOS QUE HAY QUE EVITAR

Enterprise Change Management (ECM) es el despliegue sistemático de habilidades, herramientas y procesos de gestión de cambios en toda una organización. Aunque puede ser un nuevo esfuerzo para algunos, Prosci ha estado investigando y aplicando los principios y enfoques de ECM desde 2005. Al realizar esta investigación y trabajar con clientes, hemos sido testigos de fallas evitables de las que puede aprender. Estos son los tres modos de falla principales y qué hacer al respecto.

Modo de falla 1: no tratar ECM como un proyecto y un cambio

Muchas organizaciones que están haciendo un gran progreso en la aplicación de la gestión del cambio en iniciativas específicas nunca lograrán el gran avance en ECM porque no lo están tratando como su propio proyecto y cambio para ser gestionado. Están disminuyendo, pero no han dado la vuelta a la esquina hacia la implementación de la gestión del cambio de forma organizativa.

Tratar la gestión del cambio empresarial como un proyecto y un cambio significa aplicar el complemento completo de herramientas disponibles para gestionar cualquier proyecto o iniciativa.

  • ¿ECM tiene una carta?
  • ¿ECM tiene objetivos?
  • ¿Existe una estructura de desglose del trabajo para ECM?
  • ¿Existe un plan de proyecto para ECM?
  • ¿Existe un plan de gestión de cambios para ECM?

Para desarrollar verdaderamente las capacidades de gestión del cambio organizativo, la iniciativa debe abordarse y gestionarse como un esfuerzo empresarial con el diseño y la planificación necesarios.

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El cambio organizacional también requiere asignar personas para que asuman el esfuerzo. ¿Tiene un líder de proyecto? ¿Un equipo de proyecto? ¿Un director de proyecto? Los miembros del equipo de ECM no son cualquier persona de la organización que se encargará de la gestión del cambio. El equipo de ECM es un grupo de personas dedicadas y apasionadas que trabajan para comprender el estado actual, diseñar el estado futuro y desarrollar tácticas para el estado de transición de la gestión del cambio empresarial. El equipo debe tener o adquirir conocimiento sobre cómo ocurren los cambios y cómo la gestión del cambio puede convertirse en parte de los procedimientos operativos estándar de la organización. Sin un equipo dedicado al esfuerzo, no obtendrá tracción.

estados de cambio

Por último, cuando solicita a las personas de toda la organización que comiencen a aplicar la gestión de cambios, les está pidiendo que hagan un cambio. Como cualquier otro cambio en el trabajo diario, la administración de cambios es necesaria para garantizar una velocidad de adopción más rápida, una mayor utilización final y una mayor competencia.

  • ¿Está presentando un caso convincente de por qué es necesaria la gestión del cambio ?
  • ¿Está expresando claramente lo que las personas deben hacer para apoyar la gestión del cambio?
  • ¿Está proporcionando las habilidades, la formación y las herramientas necesarias a quienes gestionarán el cambio?

El lado de las personas del cambio de «aplicación de la gestión del cambio» en sí mismo será tan crítico como cualquier decisión de diseño que tome el equipo.

Pasos de acciones para evitar el modo de falla 1:

  • Dedicar un equipo de proyecto
  • Diseñe una solución para la implementación
  • Construye un plan de proyecto
  • Desarrolle un plan de gestión de cambios
Plan de proyecto con bolígrafo

Modo de falla 2: no define el estado futuro

Un segundo modo de falla importante proviene de intentar desarrollar la capacidad sin definir el objetivo o cómo se verá el estado final. En otras palabras, no definir el estado futuro de la gestión del cambio empresarial.

Aunque el estado futuro de la gestión del cambio empresarial será exclusivo de su organización, aún debe definir lo que está tratando de lograr. El viejo dicho, «Si no sabe a dónde va, cualquier camino lo llevará allí» ciertamente se aplica a las organizaciones que trabajan para implementar la administración de cambios sin un estado futuro definido.

Si tuviera que recorrer su organización en tres años después de haber dedicado el tiempo y la energía a trabajar para implementar la gestión del cambio, ¿qué vería? ¿Qué observaría en la organización para saber que está institucionalizando la gestión del cambio y haciendo que la «gestión eficaz del cambio» sea parte de la forma en que opera su organización? Las respuestas a estas preguntas son fundamentales para definir el estado futuro de la gestión del cambio empresarial.

Definir un estado futuro requiere la decisión deliberada que usted, como organización, está tomando sobre la gestión del cambio empresarial. La decisión deliberada le permite comenzar a articular cómo sería el estado futuro y cómo sabría cuándo ha llegado.

Pasos de acción para evitar el modo de falla 2:

  • Asegúrese de que se tome una decisión deliberada para perseguir ECM
  • Definir el estado futuro
  • Sabe adónde vas

Modo de falla 3: no utilizar un enfoque multifacético

El modo de falla final se puede resumir mejor con otro viejo dicho: «Cuando todo lo que tienes es un martillo, todo parece un clavo». Algunas organizaciones están trabajando para desarrollar capacidades de gestión de cambios, pero no están utilizando el conjunto completo de herramientas que tienen a su disposición.

Una organización puede tener un plan de estudios de gestión del cambio sólido y completo ,  pero ningún método para adjuntar la gestión del cambio a proyectos o iniciativas. Otro puede tener una metodología maravillosamente integrada que incorpore la gestión de proyectos y la gestión del cambio, pero sin ofertas para ayudar a los gerentes, supervisores y líderes senior a desarrollar sus propias competencias personales. Otro más podría tener una oficina de gestión de cambios (CMO) formal, pero nada más.

Un enfoque de implementación de gestión de cambio empresarial exitoso es de naturaleza integral. Utiliza numerosas tácticas y enfoques para hacer que la gestión del cambio sea «empresarial como de costumbre» para la organización. El Mapa de estrategia de ECM de Prosci identifica cinco áreas principales donde se requieren acciones para desarrollar capacidades de gestión del cambio: Liderazgo, Proyecto, Habilidad, Estructura y Proceso.

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En ausencia de un enfoque holístico, la probabilidad de un cambio exitoso y duradero es mínima.

Siempre debe estar al tanto de su vista predeterminada al entrar en un esfuerzo de implementación de administración de cambios. ¿Qué significa esto? Si estas en el entrenamiento como parte del desarrollo de la organización, podría pensar en la capacidad de gestión del cambio desde una perspectiva de desarrollo de habilidades y competencias en toda la organización. Si usted es el director de la oficina de gestión de proyectos (PMO), probablemente pensaría en la capacidad de gestión de cambios desde una perspectiva de integración con la gestión de proyectos y tácticas para llevar la gestión de cambios a los proyectos. Si es un líder senior, es posible que esté pensando en reestructurar y crear un CMO dentro de su grupo de eficacia organizacional. No hay nada de malo en tener una perspectiva predeterminada, pero es importante que reconozca la suya y amplíe su planificación más allá de ella.

Pasos de acción para evitar el modo de falla 3:

  • Comprende tu vista predeterminada
  • Utilice todas las herramientas que tiene disponibles para hacer que la gestión del cambio sea parte de cómo cambia la visión de la organización.
  • Colaborar con otros en la organización que aportan diferentes puntos de vista y perspectivas.

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Convertirse en una organización flexible y duradera, donde la gestión eficaz del lado de las personas del cambio impregna cómo se producen los cambios, no es una tarea fácil. Se necesita tiempo, energía y personas. Requiere una decisión deliberada y la autoridad y el patrocinio apropiados. Pero muchas organizaciones están comenzando a crear ventajas competitivas a través de capacidades y competencias de gestión de cambios .

Trate a ECM como un proyecto y un cambio, defina el estado futuro y utilice un enfoque multifacético. Si sigue estos pasos en sus esfuerzos por implementar la gestión del cambio en toda la organización, aumentará enormemente sus posibilidades de éxito y cambiará realmente la forma en que su organización «cambia».

ESCRITO POR: Tim Creasey

Tim Creasey es el director de innovación de Prosci y un líder mundialmente reconocido en la gestión del cambio. Su trabajo forma la base del mayor cuerpo de conocimiento del mundo sobre la gestión del lado de las personas del cambio para generar resultados organizacionales.

Fuente: https://blog.prosci.com/three-reasons-enterprise-change-management-efforts-fail

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Reproducido por Esperanza Herrera

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